Privacy / klachtenreglement

Bijwerking 17 augustus 2023

 Privacyverklaring

Bij het verstrekken van onze diensten verwerken wij uw persoonsgegevens. Om u te informeren hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan hebben wij deze privacyverklaring opgesteld. Daarbij gelden respect en zorgvuldigheid als uitgangspunt. 

Contactgegevens

De persoonsgegevens worden verwerkt door: Motivero KvK nummer 63376938, adres Heerlerweg 114B, 6367 AG Voerendaal, +31 (0) 45-8802239 info@motivero.nl 

Het gebruik van persoonsgegevens

Motivero verkrijgt persoonsgegevens van uzelf, bijvoorbeeld de gegevens die u aan ons verstrekt via de e-mail, telefoon en app. Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens verkrijgen via derden in het kader van onze dienstverlening. 

Persoonsgegevens

Motivero verwerkt de volgende categorieën van persoonsgegevens:

• NAW-gegevens
  • Contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummers
  • Geboortedatum en –plaats
  • Geslacht
  • Burgerservicenummer BSN
  • Gegevens betreffende uw dienstverband van arbeidsverleden
  • Cv (en pasfoto)
  • Functionele mogelijkheden en belastbaarheid
  • Gegevens in een plan van aanpak
  • Gespreksverslagen
  • Inhoud van communicatie.

Doeleinden

Motivero verwerkt deze persoonsgegevens voor diverse doeleinden, zoals:

• Het onderhouden van contact;
  • Een goede en dienstverlening dienstverlening;
  • Beheer van het cliëntenbestand;
  • Het uitvoeren van administratieve handelingen, zoals planning;
  • Het bieden van begeleiding op maat;
  • De re-integratie van begeleiding van werknemers van uitkeringsgerechtigden in verband met ziekte van arbeidsongeschiktheid;
  • Verbetering van de dienstverlening;
  • Rapporteren en analyseren voor verantwoording aan opdrachtgevers en de verbetering van de dienstverlening;
  • Facturering;
  • Innen van gelden en het nemen van incassomaatregelen;
  • Het verzorgen van marketing en relatiebeheer, waaronder het kunnen aanbieden van informatie via de website van in nieuwsbrieven;
  • Het kunnen aanbieden van gepersonaliseerde teksten en informatie op de website; 
  • Nakoming van wettelijke verplichtingen;
  • Het voeren van geschillen.

Grondslagen

Wij verwerken bepaalde persoonsgegevens om uitvoering te geven aan de overeenkomst met u, dan wel te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting, zoals bijvoorbeeld verplichtingen op basis van de socialezekerheidsrecht of omdat de organisatie gerechtvaardigde belangen heeft. 

Tevens verwerkt wij persoonsgegevens, omdat Motivero hier gerechtvaardigde belangen bij heeft. Deze gerechtvaardigde belangen zijn:

• Het op zo efficiënt mogelijke wijze kunnen verlenen van haar dienstverlening; 
  • De bescherming van haar financiële belangen;
  • De verbetering van haar diensten; 
  • Beveiliging en het beheer van haar systemen.

Indien persoonsgegevens worden verwerkt op grond van toestemming, zal dat afzonderlijk worden gevraagd.

Verstrekking aan derden

In het kader van haar dienstverlening kan Motivero Persoonsgegevens uitwisselen. Motivero kan voor de hiervoor genoemde doeleinden gebruik maken van diensten van derden, IT-leveringsbedrijven, testbureaus. In het kader daarvan worden aan deze persoonsgegevens verstrekt. Uw gegevens worden uitsluitend aan derden verstrekt indien dit nodig is voor de uitvoering van een traject.

Motivero zal uw gegevens niet verstrekken voor commerciële of goede doelen. 

Doorgifte van gegevens buiten de EER

Persoonsgegevens in het bezit van Motivero worden

 – voor zover nagegaan kan worden – niet gericht aan landen buiten de EER (bestaande uit de landen van de Europese Unie, Liechtenstein, Noorwegen en IJsland). Bij de selectie van IT-systemen is gegevensverwerking binnen de EER als criterium gehanteerd.

Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Motivero zal uw persoonsgegevens niet langer verwerken dan noodzakelijk voor de doeleinden die zij in deze privacyverklaring heeft genoemd. Dit betekent dat uw persoonsgegevens bewaard worden zolang zij nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken. 

Motivero moet zich houden aan wettelijke bewaarplichten, zoals de fiscale of de medische bewaarplicht. 

Hoe wij uw gegevens beveiligen

Wij vinden het belangrijk dat uw persoonsgegevens zijn beveiligd tegen verlies van onbevoegde toegang tot uw persoonsgegevens. Daarom heeft Motivero passende beveiligingsmaatregelen genomen.  

Profilering

Wij maken analyses van de informatie die wij over u verzamelen. Dit doen wij om onze dienstverlening om te verbeteren en zodat wij aan opdrachtgevers terugkoppelingen en advies kunnen geven door middel van anonieme rapportages. 

Cookies  

Op de website worden cookies gebruikt om de onlinedienstverlening te verbeteren. Via cookies worden uw IP-adres en de systeeminformatie van uw apparaat verwerkt. Voor meer informatie over deze cookies kunt u onze cookieverklaring raadplegen. 

Daarnaast kunnen uw gegevens door derden buiten de EU worden opgeslagen wanneer gebruik wordt gemaakt van Google Analytics, LinkedIn of Facebook in het contact met u. Deze partijen zijn “EU-VS Privacy Shield” gecertificeerd, zodat zij zich zullen houden aan de Europese privacyregelgeving.

Uw rechten

U heeft het recht om Motivero een verzoek te doen tot inzage van uw persoonsgegevens. Na ontvangst van uw verzoek ontvangt u binnen 1 maand een overzicht van uw persoonsgegevens. Indien daaruit onjuistheden kunnen voorkomen, kunt u uw gegevens aan te passen, aan te vullen, te verwijderen van af te schermen. 

Ook kunt u Motivero Aanvragen om overdracht van uw persoonsgegevens of kunt u bezwaar aantekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden.

Vragen over deze privacyverklaring van een verzoek over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u sturen naar:

Motivero
Heerlerweg 114B, 6367 AG Voerendaal , +31 (0) 45-8802239
info@motivero.nl  

 

Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door Motivero, laat dit dan vooral aan ons weten. Mocht u er niet mee uitkomen, dan heeft u het recht op een klacht bij het dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen privacyverklaring

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 17 augustus 2023

Motivero kan deze privacyverklaring aanpassen. Nieuwe versies worden altijd op de website gepubliceerd. Wij raden u daarom aan om deze verklaring te controleren, zodat u op de hoogte blijft van wijzigingen. 

 

Privacy policy

1. Het is partijen niet toegestaan om informatie, die vertrouwelijk van aard is c.q. zou kunnen zijn, aan derden die niet betrokken zijn bij de overeenkomst, te verstrekken dan wel de informatie aan te wenden voor een ander doel dan waarvoor deze verkregen. Ten aanzien van dergelijke informatie geldt voor alle partijen een geheimhoudingsplicht.
2. Alle persoonsgegevens die aan Motivero worden verstrekt, zullen conform de Wet bescherming persoonsgegevens worden verwerkt.
3. Persoonsgegevens en andere informatie, die vertrouwelijk van aard is c.q. zou kunnen zijn, worden slechts aan derden verstrekt, indien opdrachtgever hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft verleend.
4. In uitzondering op hetgeen in het voorgaande lid is neergelegd, is Motivero gerechtigd om de persoonsgegevens van opdrachtgever aan derden te verstrekken indien gevreesd moet worden voor een ernstig gevaar voor zijn of haar gezondheid of die van een derde. Het dient hier een noodsituatie te betreffen.
5. Het is opdrachtgever zonder uitdrukkelijke toestemming van Motivero niet toegestaan om telefoon- en beeldgesprekken op te nemen.
6. Het is opdrachtgever nimmer toegestaan om eventuele opnamen van gesprekken te verspreiden c.q. te verstrekken aan derden.
7. De verplichtingen op grond van dit artikel blijven tevens van kracht na beëindiging van de overeenkomst.

Klachtenreglement

Bijgewerkt op 17 augustus 2023

 

Onderhavig reglement regelt de interne en externe afhandeling door Motivero klachten van klanten, werknemers van klanten, opdrachtgevers van Motivero of de medewerkers van Motivero. ter zake van de dienstverlening

 

• Definities Motivero.: gevestigd te Voerendaal en kantoorhoudende aldaar aan de Heerlerweg 114B in Voerendaal. Klager: iedere derde, niet zijnde een werknemer van Motivero, aan wie Motivero diensten heeft verleend op basis van een overeenkomst met klager of diens werkgever en die een schriftelijke klacht over de dienstverlening van Motivero. wenst in te dienen.

Klacht: een klacht betreft een concrete schriftelijke uiting van ongenoegen door een klant over Motivero of over een Motivero ingeschakelde instantie of door een medewerker van Motivero, anders dan een onvoldoende score van het klanttevredenheidsonderzoek.

 

• Doel:

Het doel van de klachtenprocedure en dit reglement is om zeker te stellen dat klachten van klanten of opdrachtgevers volgens een vaste werkwijze door aangewezen functionarissen, bewaakt, geregistreerd en volgens de gestelde criteria worden afgehandeld om zo recht te doen aan de individuele klager en als organisatie lering te trekken uit ingediende klachten.

 

• Toepasselijkheid

Dit reglement is van toepassing op alle klachten over diensten van Motivero, de opdrachten in onderaannemmerschap en de opdrachten als arbeidsdeskundige van K.C.J. Veugen-Janssen.

 

2. Procedure

2.1 Klachtencoördinator

Klachten worden behandeld door de klachtencoördinator. De klachtencoördinator is een medewerker van Motivero die door de directie is belast met de afhandeling van klachten. Er is een vervangend klachtencoördinator, die de klachtencoördinator vervangt bij afwezigheid of in geval van betrokkenheid van de klachtencoördinator bij een klacht of de werkzaamheden die aanleiding hebben gegeven tot de klacht.

2.2 Indiening van klachten

Indien een klacht door een medewerker van Motivero niet direct telefonisch kan worden afgehandeld dan kan de medewerker van Motivero wijzen op de mogelijkheid een klacht in te dienen. Een klacht wordt schriftelijk bij Motivero. ingediend. Klager dient bij opgave van een klacht naam, naam bedrijf waar klager werkzaam of directeur/eigenaar van is, adres en telefoonnummer voor bereikbaarheid overdag en eventueel e-mailadres op te geven.

 2.3 Ontvangst van klachten

2.3.1 De klachtencoördinator registreert naast de onder punt 2.2 genoemde zaken ook tot welk van de categorieën de klager behoort en de aard van de klacht.

2.4 Bevestiging van de klacht

 2.4.1 Binnen vijf werkdagen na ontvangst van de klacht stuurt de klachtencoördinator een schriftelijke ontvangstbevestiging naar de klager.

2.4.2 Indien de klacht niet in behandeling wordt genomen, wordt de indiener van de klacht uiterlijk binnen vier weken op de hoogte gesteld. De klacht hoeft niet in behandeling te worden genomen indien een gedraging en/of uitlating betreft die langer dan een half jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden.

2.5. Klachtenonderzoek

2.5.1 De klachtencoördinator onderzoekt de klacht intern.

2.5.2 De klachtencoördinator stelt, indien de klacht direct of indirect gericht is op het handelen van een specifieke medewerker van Motivero die medewerker hiervan binnen 5 dagen na ontvangst van de klacht op de hoogte als mede diens leidinggevende.

2.5.3 Wanneer de klacht betrekking heeft op de behandeling van een casus en de afhandeling daarvan dan geeft de klachtencoördinator de klacht tevens door aan de leidinggevende van het team waarop de klacht betrekking heeft.

2.5.4 Wanneer de klacht betrekking heeft op Motivero in het algemeen of het beleid van Motivero, dan wel een principiële voor de dienstverlening of concurrentiepositie van belang zijnde kwestie betreft, wordt de klacht tevens doorgegeven aan de directie.

2.5.5 Indien de klacht betrekking heeft op een directielid, wordt de klacht tevens doorgegeven aan het directielid op wie de klacht geen betrekking heeft.

2.5.6 Indien de klacht mede betrekking heeft op een gedraging van een samenwerkingspartner van Motivero informeert de klachtencoördinator de contactpersoon binnen Motivero voor deze organisatie.

2.5.7 De klachtencoördinator verzoekt de aldus geïnformeerde om een korte reactie aan de klachtencoördinator per email binnen 10 werkdagen.

2.5.8 Indien de klachtencoördinator dat noodzakelijk acht kan telefonisch contact opgenomen worden met de klager voor nadere informatie. De klachtencoördinator bevestigt de informatie verstrekking schriftelijk aan de klager.

2.6 Bewaking en afhandeling

2.6.1 De klachtencoördinator bewaakt de termijn van de klachtafhandeling.

2.6.2 Binnen uiterlijk 10 werkdagen na berichtgeving van de klachtencoördinator dient de branchemanager, het directielid of de contactpersoon van de samenwerkingspartner de klachtencoördinator in kennis te stellen van de relevante feiten betreffende de klacht.

2.6.3 De klachtencoördinator bespreekt zo nodig de relevante informatie telefonisch met de klager en verzoekt deze om een nadere reactie hierop of om aanvullende informatie binnen een termijn van 10 werkdagen.

2.6.4 De klachtencoördinator beoordeelt aan de hand van de aldus verkregen informatie de klacht en handelt de klacht af.

2.6.5 De klachtencoördinator stelt de klager schriftelijk op de hoogte van de uitkomst van het onderzoek en de klachtafhandeling en van de eventuele maatregelen die naar aanleiding van de bevindingen ondernomen zijn of zullen worden.

2.6.6 Een klacht wordt binnen zes weken na ontvangst afgehandeld. Indien een klager daarmee akkoord gaat of in gebreke is met de aanlevering van nadere informatie kan deze termijn eenmalig worden verlengd naar een termijn van tien weken na ontvangst.

2.6.7 Nadat de klager schriftelijk in kennis is gesteld registreert de klachtencoördinator de klacht als zijnde afgehandeld en documenteert de informatie.

2.6.8 De klachtencoördinator zal klachten zoveel mogelijk vertrouwelijk behandelen zowel naar de klager als naar de medewerker tegen wie een klacht is ingediend met uitzondering van de leidinggevende en directie en als nodig is in het belang van de behandeling. Dit reglement is van kracht per 17 augustus 2023 en blijft van kracht voor onbepaalde tijd en tot dit reglement door een veranderd reglement wordt overschreven.